卓有成效的管理者

《卓有成效的管理者》是彼得德鲁克先生1966年出版的一部作品，主要讲述随着时代的发展，一方面，脑力者所占的比例日益增多，如何衡量和提升脑力劳 动者的工作效率；另一方面，作为一名“管理者”，如何更好的管理自己的时间，如何更好的为组织提供更多的成果，如何知人善任，如何做出卓有成效的决策。

这本书很薄，只有170多页，但是内容非常充实，用“字字珠玑”来形容也不为过，其中不仅包括了德鲁克先生睿智的理论，而且包含了大量翔实的实例，信手拈来尽量大师本色。

下面按照章节顺序，记录书中一些让我深受启发的观点。

1.卓有成效是可以学会的

•一个人的有效性，与他的智力、想象力或知识之间，几乎没有太大的关联。有才能的人往往最为无效。因为他们没有意识到才能本身并不是成果，一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，才有可能产生效益。

• 对于“体力工作者”而言，我们所重视的只是“效率”，所谓效率，可以说是“把事情做对(to do things right)”的能力，而不是“做对的事情(to get the right things done)”的能力。体力劳动的成果，通常可以用数量和质量来衡量，但是对于“知识工作者(knowledge worker)”而言，他们的劳动成果很难用数量和质量来衡量。

• 我们无法对知识工作者进行严密和细致的督导，我们只能协助他们。知识工作者本人必须自己管理自己，自觉地完成任务，自觉地做出贡献，自觉地追求工作效益。

• 知识工作者的工作动力，取决于他是否具有有效性，以及他在工作中是否能有所成就。如果他的工作缺少有效性，那么他对做好工作和做出贡献的热情很快就会消退，从而成为朝九晚五在办公室里磨时间的人。

• 知识工作者并不生产本身具有效用的产品，他不生产有形的产品，他生产的是知识、创意和信息，只有通过另一位知识工作者，将他的产品当做投入，并转化成另一种产出，它们才具有实际的意义。再伟大的智慧，如果不能应用在行动上，也将只是毫无意义的资料。

• 组织是能使个人才干得以增值的一种工具。

• 什么是“管理者”，我们将其定位成：知识工作者、经理人员和专业人员，由于其职位和知识，他们必须在工作中作影响整体绩效和成果的决策。

•一位知识工作者是否是一位管理者，我们不能以他有没有下属而定。在每一个知识型组织中，总有人单独作战，虽然他们没有下属，但是他们依然属于管理者。

•每一位管理者面对的现实，一方面要求他们具有有效性，另一方面却又使他们很难达成有效性。

•管理者面临的主要约束包括：1）管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己；2）管理者往往被迫忙于“日常运作”；3）管理者本身处于一个“组织”之中，只有当别人能够利用管理者的贡献时，管理者才算是有效；4）管理者是身处在一个组织的“内部”，受到组织的局限。

•在组织内部，不会有成果出现，一切成果都存在于组织外部。组织不能够像生物那样，以自身的生存为目的，组织是社会的一种器官，只有能为外部环境做出自己的贡献后，才能算有所成就。

•一般情况下，我们很容易找到的人才肯定不会是全才，所以我们任用的人才充其量也只能在某一项能力方面比较优秀，而在其他方面表现平平。

•今天许多受过高等的年轻人，具有的一个缺点：以自己精通了某一狭窄领域的专门学问而自满，不屑于其他。

•世界上并不存在所谓的“有效的个性”。有效地管理者和不称职的管理者，在类型、性格和才智方面，很难加以区别。

•有效性是一种后天的习惯，是一种实践的综合。

•作为一名卓有成效的管理者，需要具备以下5个习惯：1）知道时间用在什么地方，可以很好的控制时间；2）重视对外界的贡献；3）善于利用自己或他人的长处；4）集中精力于少数重要的领域；5）善于做有效的决策。

2.掌握自己的时间

•计划通常只是纸上谈兵，或只是良好的意愿而已，很少能够真正实现。

• 时间是一项限制因素，任何生产程序的产出量，都会受到最稀有资源的制约，而时间就是最稀有的资源。

• 时间的供给，没有弹性，并且没有替代品。有效的管理者和其他人之间最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。

• 对于估算自己做某件事情的时间，或者自己的时间都花在哪些事情上时，人们想象中的答案和实际会有很大的差别。

•身为管理者，不管他是不是经理人，总会有很多时间耗用于毫无贡献的工作上，而且他在组织中的地位越高，组织对他的时间要求往往也越大。

•每一位管理者的时间，都有很大部分是被浪费掉的。

•管理者的绝大部分任务也需要相当多的整块时间，如果每一次所化的时间少于这个极限，事情就做不好，所花的时间就是浪费，再做就得从头开始。

•要想与他人做有效的沟通，总要花上足够的时间。如果你真想影响别人，那至少需要一个小时以上，如果你想和别人建立良好的人际关系，就需要更多的时间。

•知识工作者对其上级主管以及同事所要求的时间，往往比体力劳动者多很多，他们需要资料、需要讨论，还需要指导别人，这都是极为耗时的。

•如果没有一种轻松完善的交流机制，知识工作者很容易丧失热情，成为得过且过的人，或者只关注自己的专业领域，看不到整个组织的需求和机会。

•一起工作的人员越多，工作者用于彼此协调关系的时间肯定越多，而真正用于工作的时间就越少了。

•人事决策都是费时的决策，原因很简单，上帝创造人的时候，并没有想到他们将来要管理组织。

•东欧斯拉夫人谚语：用脚走不通的路，用头可以走得通。

•如何诊断自己的时间：1）记录时间耗用的实际情况，必须在处理某一工作的“当时”立即记录，而不能事后凭记忆补记；2）做有系统的时间管理；3）将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。

•有效地管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段，以便自我检讨。

•可以采用以下方式来系统的管理时间：1）找出什么事情根本不需要做，或者做了也完全没有成果；2）哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果；3）找出那些管理者在浪费别人时间的活动，例如开发时无需所有人参加，可以相关人员参加，然后向所有人发送会议记录。

•人总是有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事非躬亲不可，纵然是最有效的管理者，仍然免不了有许多不必要和非生产性的工作。

•需要注意一点，浪费时间有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管者也应予以重视。

•如何检查机构中存在的缺陷：1）找出由于缺乏制度或者远见而产生的时间浪费因素，特别是一而再、再而三出现同样的“危机”；2）人员过多，也常造成时间浪费；3）会议太多也是组织不健全的一个因素；4）信息功能不健全或者信息的表达方式不当。

•一项重复出现的危机应该是可以预见的，如果一个危机重复出现，往往是疏忽和懒散造成的。

•应该尽量使用例行作业来应对危机，所谓例行作业，是指将本来要考专家才能处理的事情，设计成无需研究判断，人人均可处理的作业。

•管理好的公司，总是单调乏味，没有任何刺激动人的事件。

•我们需要开会的原因：1）每个人都有自己的工作，需要靠彼此合作才能完成某一特定任务；2）因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑中，需要集思广益。

•一个人人都随时开会的组织，必是一个谁都不能做事的组织。

• 管理者的时间，决不能让开会占用太多，会议太多，表示职位结构不当，也表示单位设置不当。

•一个管理者的置为越高，其不能自行支配的时间也一定越多。

•对时间的控制和管理不能一劳永逸，需要不停的进行动态调。

3.我能贡献什么

•大多数管理者都重视勤奋，但是忽略成果。

•一个人如果只知道埋头苦干，如果总是强调自己的职权，那么无论他的职位有多高，也只能算是别人的“下属”。

•管理者需要重视责任和贡献。重视贡献，才能使管理者的注意力不为其本身的专长所限，不为其本身的技术所限，不为其本身所述的部门所限，才能看到整体的绩效，同时也才能使他更加重视外部世界，只有外部世界才是产生成果的地方。

•一般机构对成效的要求分为以下三个方面：1）直接成果；2）树立新的价值观以及对这些价值观的重新确认；3）培养与开发明天所需要的人才。

•管理者的失败，可能有很多原因，但是常见的原因应该是他本人在出任一项新职位时，不能或不愿为适应新职位的需要而改变。

•作为一名知识工作者，必须考虑到他的产出供什么人使用，也必须了解用户应该知道些什么才能有效使用他的产出，从而产生成果。

•在面对机构内部人员时，你应该提出下面的问题：为便于你为机构作出贡献，你需要我做些什么贡献？需要我在什么时候，以哪种形式，用什么方式来提供这些贡献？

•所谓“通才”，应该也是一位专家，一位能将其所专的一个小领域与其他广大知识领域联系的专家。

•在一个组织中，自认为有管理天赋的管理者，往往并没有良好的人际关系。而在自己的工作上和人际关系上都比较重视贡献的管理者，往往都有良好的人际关系，他的工作也因此而富有成效。

•有效的人际关系，需要满足以下要求：1）互相沟通；2）团队合作；3）自我发展；4）培养他人。

•信息处理自动化程度越高，我们越需要去创造机会进行有效的沟通。

•会议是管理者每日使用的管理工具，他需要知道从会议中能得到什么，也需要知道会议的目的是什么或者应该是什么。

•重视贡献是一项组织的原则，它可以使得管理者能够掌握各项工作的关联性。重视贡献，就是重视有效性。

4.如何发挥人的长处

•充分发挥人的长处，才是组织存在的唯一目的，管理者的任务，就是要充分的运用每一个人的长处，共通完成任务。

•管理者的用人决策，不在于如何克服人的短处，而在于如何发挥人的长处。

•对于一个人来说，“样样精通”往往代表一无是处。

•有效的管理者知道他们之所以用人，是用人来做事，而不是用人来投主管之所好。

•人本能的会将其一切资源都用于某项活动、某个领域以期取得某个方面的成就。

•一位管理者如果不能发掘人的长处，并设法使其长处得到发挥，那么他只能收到人之弱点、人之短处、人之缺失的影响，结果既完不成任务，又缺乏有效性。

•过多考虑人的短处，会影响组织实现自己的目标。

•一个人能够做什么，才是组织器重他的原因，而他不能做什么，则仅是他的限制。

•卓有成效的管理者在用人时，会考虑以下原则：1）不会将职位设计成只有上帝才能胜任。一个职位，如果先后由两三个人担任都失败了，那么着肯定就是一个常人无法胜任的职位，应该重新设计；2）职位的要求要严格，而涵盖要广。一位知识工作者在初任某一职位时，其置为的标准，应该能作为他日后发展的引导，应该能成为他衡量自己、评估贡献的依据；3）需要优先考虑某人能做什么，而不是优先考虑职位的要求是什么。4）需要知道在用人之所长的同时，还要容忍人之所短。管理者在用人时必须重视机会，而不能只抓存在的问题。

•如果需要评价某人的能力，就必须具体到能不能完成任务，笼统的说某人是个“能人”，是没有什么用处的。

•某人能在某一组织中作出什么贡献，他本身的知识和技能是一个因素，组织的价值观和目标也是同样重要的。

•当我们说某一项工作“少不了某人”时，一般是因为：1）某人其实不行，不过是管理者没有对其苛求而已；2）管理者本人的能力太差，实际上是误用了某人的才干来勉强支持一个自己很难站得住脚的上司；3）本来就潜伏着某项严重问题，因为误用某人的才干而将该问题掩盖住了。

•只有经得起绩效考验的人，才是可以提升的人。对于一个没有突出表现的人，尤其是一个没有突出表现的主管，应该无情的调职，这是管理者的责任。

•当一个人的弱点可能会影响他发挥其长处时，管理者应该考虑如何运用工作和职业机会来帮助这个人克服其弱点。

•用人所长，不仅是有效性的要素，也是主管对其下属的道义责任，是主管对其职权和地位的责任。

•用人所长是卓有成效的管理者必须具备的一种素质，是一个组织工作是否有效的关键，也是知识工作者和社会不可或缺的素质。

•有效的管理者经常问：我的上司究竟能做些什么？他曾经有什么成就？要使他发挥长处，他还需要知道些什么？他需要我完成什么？

•人大致可以分为两类：“读者型”和“听者型”。

•协助上司发挥其所长，是促使管理者有效的最好方法。

•有效的管理者会发掘机会，他会问自己：我到底能做些什么？

•在一个组织中，有效性的每一面，都是“机会的开发，问题的消失”。有效的管理者，会把每一个人都是为可以开发的机会。

•管理者的任务不是去改变人，而是去运用每一个人的才干。

5.要事优先

•管理者越是想做重大的贡献，越是需要有更长的“整块时间”，管理者越是想将繁忙纷杂转化为成就，越是需要持续不断的努力，越是需要较长的连续性的时间。

•一位管理者越想发挥长处，就越感到应在重大的机会上，集中一切可用的长处，这是获得成果的唯一方法。

•人是一种“多功能工具”，但是要有效的利用人类的才能，最好的办法，莫过于集中个人所有的才能于一件要务上。

•由于管理者面对的事务太多太杂，因此才需要特别专心，一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。

•有些人一事无成，但实际上他们做的非常吃力，原因：1）他们低估了完成一件任务所需的时间，有效的管理者对时间需求的估计宁可有余，而不可不足；2）一般的管理者总喜欢赶工——而赶工的结果，总不免使进度更加落后；3）一般的管理者喜欢同时着手几件要事，结果对每一件事，他们都无法获得足够的最低整块时间，而且只要任何一件事情受阻，全部的事情也都跟着受阻。

•管理者专心一志，第一项原则是要摆脱已经不再有价值的过去。

•所谓今天，乃是昨天所作决策和所采取行动的结果。管理者的一项具体任务就是要把今天的资源投入到创造未来中去，每一个管理者都必须不停的花费时间、精力和才智，来弥补及跳出昨天的行动和决策。

•昨天的成功，往往会留下无尽的影响，远超出成功的有效期以外，演变成“经营管理上的自我主义的资产”，并且是神圣不可侵犯的。

•一位希望自己有效、也希望组织有效的管理者，必然会自我检视一切的方案、活动和任务。

•有效的管理者打算做一项新的业务时，一定会先删除一项原有的业务，社会组织恰如生物有机体，必须保持小而精的状态。

•一项新的工作在开始之前，便该有遭遇极大困难时予以克服的手段，否则开始时便中线了失败的种子。

•我们的问题并不是缺乏“创新”，而是缺乏创意的执行。

•大多数公司或者组织对其主打产品的固有观念：我们公司靠这项产品起家，我们有责任让这项产品在市场上维持下去。

•决定延缓一项工作，并不是一件愉快的事情，因为我们的“优后”，往往是别人的“优先”。

•在决定哪些应该优先、哪些可以延缓的问题上，最重要的并不是分析，而是需要拿出应有的勇气。

•我们可以利用下面的原则来判断事情的优先度：1）重将来而不重过去；2）重视机会，不能只看到困难；3）选择自己的方向，而不盲从；4）目标要高，要有新意，不能只求安全与方便。

•大凡从事研究的科学家选择研究课题时，如果着眼于易于成功而非着眼于接受挑战，那他们纵然能够成功，其成功也相当有限。真正的成就，只属于哪些善于抓住机会选定课题的人，属于哪些能把别人确立的准则只当做制约因素，而不当做决定因素的人。

•优先于延缓的问题，并不是一成不变的，根据实际情况的变化，经常需要对这种先后次序进行重新考虑和修正。

•要想集中精力，全神贯注于一项工作，首先要有足够的勇气，要敢于决定真正该做和真正先做的工作。

6.决策的要素

•管理者由于拥有特殊的地位和知识，因此人们期望他能够做出对整个组织、绩效和成果具有特殊影响的决策。

•卓有成效的管理者，做的事有效的决策。他们重视的，是分辨什么问题是例行性的，什么问题是策略性的。他们的决策是最高层次的、观念方面的少数重大决策。

•管理者需要的是决策的结果，而不是决策的技巧；他们需要的是合乎情理的决策，而不是巧妙的决策。

•一项决策如果不能够付诸实施，就称不上是真正的决策，最多只是一种良好的意愿。有效的决策虽然是以高层次的理性认识为基础，但决策的推行却必须尽可能的接近工作层面，必须力求简单。

•卓有成效的管理者在解决问题时，都着眼于最高层次的观念性的认识，他们先透彻的思考该决定的是什么，然后研究制定决策应采用的原则。

•决策的五个要素：1）确实了解问题的性质；2）确实找出解决问题时必须满足的界限；3）仔细思考解决问题的正确方案是什么，以及这些方案必须满足哪些条件；4）决策方案要同时兼顾执行措施，让决策编程可以被贯彻的行动；5）在执行的过程中重视反馈，以印证决策的正确性以及有效性。

•我们遇到的问题可以分为以下几类：1）真正经常性的问题；2）虽然是在某一特殊情况下偶然发生，但在实质上仍然是一项经常性的问题；3）真正偶然的特殊事件；4）首次出现的“经常事件”。

•真正偶然的例外事件少之又少，一旦发生时，我们需要自问：这究竟是一次“真正的偶然事件”，还是另一种“经常事件”的首次出现？

•我们在决策时经常犯的错误包括：1）误将“经常问题”视为一连串的“偶发问题”；2）误将真正的新问题视为旧病复发，因而仍旧应用旧原则；3）对某些根本性问题的界定似是而非；4）只看到问题的部分，而没有看清全貌。

•一位有效的决策者碰到问题时，总是先假定该问题是“经常性质”，他总是先假定该问题是一种表面现象，另有根本性的问题存在。他要找出真正的问题，不会只满足于解决表面现象这类问题。

•一位有效的决策者，第一步总是先从最高层次的观念方面寻求解决方法。

•有效的管理者所做的决策一般不会太多，这并不是因为做一项原则性的大决策需要很长时间，而是因为他没有做太多决策的必要，他已经设计了一套规则和来解决经常事件。

•一位管理者如果天天要做决策、时时要做决策，那恰恰说明他是一个疏懒和无效的人。

•所谓“边界条件”，是指决策最低限度应该达成什么目的？应该满足什么条件。对于重要的决策而言，要确定边界条件和提出规范，光靠“事实”是不够的，还要看我们如何理解问题，这是一种充满风险的判断。

•关于决策是否容易被他人接受的问题，如果总是需要考虑如何才能被他人接受，又怕他人会反对，那么就完全是浪费时间，而不会有任何结果。

•世上的事，你所担心的往往永不出现，而你从来没有担心的，却可能忽然间变成极大的阻碍。

•如果需要将一项决策转化为行动，那么你必须明确回答以下问题： 1）谁应该了解这项决策？2）应该采取什么行动？3）谁采取行动？4）这些行动应该如何进行，才能使执行的人有所遵循？

7.有效的决策

•决策是一种判断，是在若干项方案中进行选择。并且大多数的选择都是任何意向方案均不一定优于其他方案时的选择。

•有效的决策，通常来自多种不同而且相互冲突的见解中产生；常来自多种旗鼓相当、优劣互见的方案中产生。

•有效地管理者都知道一项决策不是从搜集事实开始，而是现有自己的见解。他所搜集的事实，必是以他自己既有的结论作为根据；他既然先有了结论，必能搜集到许多事实。

•有效地管理者鼓励大家提出见解，但在鼓励的同时，他也会叫大家深思其见解，认清其见解经过实证后的结果。

•有效的管理者通常必先假定传统的衡量方法并非适当的衡量方法，否则就不需要做决策了。

•管理者的决策不是从“众口一词”中得来的，好的决策，应以互相冲突的意见为基础，从不同的观点和不同的判断中选择，所以除非有不同的见解，否则就不可能有决策。

•正确的决策必须建立在各种不同意见充分讨论的基础上。

•管理者应该重视反面意见，因为：1）唯有反面意见，才能保护决策者不至于沦为组织的俘虏；2）反面意见本身，正式决策所需的“另一方案”；3）反面意见可以激发想象力，不同意见，特别是那些经过缜密推断和反复思考的、论据充分的不同意见，辨识激发想象力的最为有效的因素。

•有效的决策者会采取行动或者不采取行动，而不会只采取一半行动。只采取一半行动是不折不扣的错误，是一项绝对不符合最起码的要求和不符合边界条件的错误。

•决策如果真有困难，十有八九是出在不必要的细节上，至于第十次，也许是决策前的思考不周，忽略了问题中某一重要的事实，也许是某项疏忽或失误，也许是研究判断错了。

•大型组织的基本弱点之一，是中层人士很少有决策训练的机会，以致难以担任高层的决策职位。

作者：李胜攀